Online afspraken maken kan op veel manieren, met talloze systemen, maar zijn ze ook effectief? In dit blog bespreken we de meest gemaakte fouten bij het uitzoeken van een systeem voor online afspraken maken. Waar moet je rekening mee houden? Hoe maakt u de beste keuze in het woud van aanbieders? En hoe pak je daarmee de voorsprong?
Uw voordelen in de praktijk
Wat zijn de voordelen van een compleet afsprakensysteem als PractiPlan? Aan de hand van veel gemaakte fouten bespreken we de volgende vijf tips:
• Splits het dossier en de planning
• Voorkom een tijdrovend registratieproces
• Bied cliënten een échte online afspraak
• Plan gerichter en houd rekening met de inhoud
• Stel de nodige vragen online
Splits het dossier en de planning
Veel zorgverleners werken met een systeem waar pas later een planningstool aan is toegevoegd. Zo’n planningstool mist de focus op gemak voor de cliënt en efficiënt plannen van afspraken. Het gevolg is een niet goed afgestemde agendaplanning, te veel mensen op het spreekuur, risico op uitlopen en langere wachttijden. En dat helpt niet mee bij de zorgkwaliteit, de relatie met cliënten en, niet onbelangrijk, de werkdruk op een dag. Met PractiPlan koppelt u eenvoudig de dossiers en planning.
Voorkom een tijdrovend registratieproces
Als een cliënt zich bij een arts of praktijk registreert om online afspraken te kunnen maken, gaat er vaak een uitgebreid controleproces van start.
In de praktijk betekent dat: aanmelden, wachten op controle, bericht terugsturen en dan pas verder kunnen. Dat maakt het gemak voor de cliënt er niet beter op. Ook voor de baliemedewerker levert het extra werk op.
Inmiddels weten we dat mensen zo sneller afhaken en dus alsnog telefonisch contact opnemen. En dat alleen vanwege een omslachtige registratiemanier die onnodig is.
Laat de cliënt gewoon direct een afspraak maken met PractiPlan. Gemakkelijk voor de cliënt, gewoon vanaf de keukentafel of de bank, 24 uur per dag. Zonder dat de baliemedewerker er tijd in hoeft te steken, zodat die zich met de kerntaken bezig kan houden.
Minder gedoe voor cliënten en geen extra werk achteraf. De ideale situatie: het aanmelden en registreren verloopt gemakkelijk en snel. De cliënt geeft maar enkele gegevens door, zoals een e-mailadres, en beveiligt met een zelf aangemaakt wachtwoord. Piece of cake!
Bied cliënten een échte online afspraak
Op sites van veel dienstverleners kan de cliënt op een apart veld online afspraken maken: ‘Geef hier door wanneer u kan afspreken. Dan bellen we u zo snel mogelijk terug.’ Maar eigenlijk is dat geen échte online afspraak. De cliënt geeft alleen de voorkeur voor een tijdstip door en moet nog maar zien of die in de praktijkagenda past.
De cliënt wacht op antwoord en is allerminst zeker of de doorgegeven tijd beschikbaar is. Lastig, want moet de cliënt al een ochtend of middag vrij van werk nemen of de opvang voor kinderen regelen? En real-time is het ook niet, want de reactie komt natuurlijk tijdens kantooruren.
Direct online afspraken maken in de praktijkagenda scheelt alle partijen tijd en gedoe. PractiPlan minimaliseert onnodig werk voor de baliemedewerker en de cliënt ervaart geen frustratie. Het resultaat: een positief gevoel over de zorgverlener en de begeleiding gaat in een fijne sfeer van start.
Plan gerichter en houd rekening met de inhoud
Vaak wordt bij het maken van afspraken geen rekening gehouden met de inhoud van die afspraken. Komt iemand voor een uitgebreid onderzoek of alleen voor een korte controle, of het bespreken van testresultaten? Is er de kans op uitlopen?
Met een programma als PractiPlan plannen cliënten en zorgverleners afspraken gerichter in. Per type afspraak kan een tijdsduur worden bepaald. Zo werken zorgverleners op een efficiënte manier en weten zij precies waar ze aan toe zijn op een dag. Tegelijkertijd ervaren cliënten een gestroomlijnde afspraak, zonder ergernis over uitlopen. Win-win!
Stel de nodige vragen online
Om cliënt en arts goed voor te bereiden op de afspraak, stelt de baliemedewerker doorgaans telefonische vragen. Dat kost deze medewerker tijd. De cliënt moet snel de antwoorden geven.
PractiPlan maakt het mogelijk om deze vragen online te stellen. De cliënten kan de vragen in alle rust en op ieder gewenst moment beantwoorden. De baliemedewerker kan zich richten op andere taken.
PractiPlan is écht online: de cliënt beantwoordt de vragen op het scherm, niet op een papieren formulier. Er hoeft dus ook niets te worden ingezonden of ingescand. De antwoorden verschijnen gewoon op het scherm van de arts. Gemakkelijk en vertrouwelijk!
Misschien kiest u binnenkort een nieuw planningssysteem voor uw praktijk. Gebruik deze tips bij het selecteren van een compleet systeem als PractiPlan. Zo verleent u de beste zorg aan cliënten en dragen wij daar een steentje aan bij.
Bent u nieuwsgierig en benieuwd naar wat PractiPlan voor uw organisatie kan doen? Probeer het een keertje uit. Op onze website bieden we verschillende demo’s aan. Of bel ons voor meer informatie: 085-0640024.
